È illegittima per violazione del principio di specificità la contestazione disciplinare che faccia generico riferimento “alle numerosissime lamentele dei clienti che non riescono mai a mettersi in contatto con lo studio durante il suo orario di lavoro”, senza alcuna specifica circa gli autori delle lamentele e le circostanze temporali degli accadimenti, impedendo dunque alla lavoratrice di esercitare compiutamente il proprio diritto di difesa.

Nel caso di specie, inoltre, la genericità della contestazione impediva la verifica del requisito dell’immediatezza.

Così deciso dal Tribunale di Siena con sentenza n. 519 del 21 novembre 2025.

1. Il fatto

Una lavoratrice con mansioni di segretaria presso uno studio medico subiva un procedimento disciplinare sulla base della seguente contestazione: “In seguito alle numerosissime lamentele dei clienti che non riescono mai a mettersi in contatto con lo studio durante il suo orario di lavoro, nonostante il telefono non sia occupato ma squilli a vuoto, abbiamo potuto constatare che in effetti le telefonate durante il suo turno di lavoro non vengono evase”.

La dipendente contestava la genericità della contestazione facendo presente che nelle giornate di lunedì, mercoledì e venerdì era in turno con un altro collega con il quale divideva le mansioni da svolgere, giudicando del tutto arbitrario l’addebito mosso di non rispondere mai al telefono.

2. Il principio di specificità

Il Tribunale ricorda che il requisito di specificità della contestazione impone che la stessa fornisca le indicazioni necessarie ed essenziali per individuare, nella sua materialità, il fatto o i fatti nei quali il datore di lavoro abbia ravvisato infrazioni disciplinari.

L’accertamento relativo a tale requisito è oggetto di un’indagine di fatto, incensurabile in sede di legittimità, salva la verifica di logicità e congruità delle ragioni esposte dal giudice di merito.

È vero che la difesa esercitata in sede di giustificazioni è un elemento valutabile al fine di ritenere provata la non genericità della contestazione (cfr. Cass., n. 9590/2018); tuttavia, nel caso di specie il comportamento contestato non appare descritto con sufficiente adeguata specificità, anche in riferimento alle circostanze temporali, e le difese presentate non sanano, pertanto, l’invalidità del procedimento.

Inoltre, la genericità della contestazione impediva di valutare il rispetto del principio di tempestività (o immediatezza) del procedimento disciplinare.

“Per effetto di trascinamento, l’omessa dimostrazione della tempestività della contestazione, impedisce di ritenere verificata la buona fede del datore di lavoro, che, in ipotesi, potrebbe aver tollerato nel tempo un eventuale inadempimento, ingenerando un ingannevole convinzione della lavoratrice nella esattezza dell’adempimento della prestazione”.

3. Conclusioni

Tra i principi alla base del procedimento disciplinare, oltre a quello di tempestività e immutabilità vi è quello di specificità.

La contestazione deve contenere una dettagliata descrizione del fatto contestato al lavoratore, del luogo in cui lo stesso si è realizzato, della presenza di eventuali testimoni e di ogni altro elemento che permetta allo stesso di comprendere quali addebiti vengono mossi nei suoi confronti in modo da potersi difendere.

In altre parole, tanto più il fatto è individuato in tutti i suoi elementi quanto più il dipendente potrà prendere cognizione dello stesso ed eventualmente presentare una diversa ricostruzione dell’accadimento realizzando in tal modo il contraddittorio.

La giurisprudenza di legittimità non richiede, inoltre, l’osservanza da parte del datore di lavoro di schemi rigidi e prestabiliti nella redazione della lettera di contestazione disciplinare, “come accade nella formulazione dell’accusa nel processo penale, assolvendo esclusivamente alla funzione di consentire al lavoratore incolpato di esercitare pienamente il proprio diritto di difesa” (Cassazione, 14 maggio 2014, n. 10662).

Qualora un’azienda intenda attivare un procedimento disciplinare nei confronti di un lavoratore dovrà essere quanto più specifica possibile nella redazione della lettera di contestazione.

A mero titolo esemplificativo, nel caso di specie si sarebbe potuto procedere in questo modo: “Mediante comunicazioni inviate a mezzo mail dai clienti _____ il giorno _____ alle ore _____ e dopo attenta ricostruzione dei fatti, conclusasi nella giornata odierna, siamo venuti a conoscenza che Lei non ha risposto alle telefonate dei clienti, come di seguito specificato: _____”.